关于做好2026届毕业生档案相关工作的通知

各学院（部）、各相关单位：

为了做好2026届毕业生档案材料的收集、整理、归档和转递工作，现将有关工作通知如下：

一、毕业生档案工作组织实施

毕业生档案工作由档案馆组织，各学院（部）在档案馆的指导下具体实施。各学院（部）须明确毕业生档案工作负责人，由负责人组织、培训学生干部开展本学院（部）毕业生档案材料收集、鉴定、整理及移交等工作。每20位毕业生的档案工作需要配备1名学生党员或班团干，要求参与毕业生档案工作的学生思想政治好、责任心强、工作细致、认真负责，且要避免参与本人的档案工作。

为顺利开展2026届毕业生档案工作，请毕业班辅导员及参与相关的学生党员或班团干于5月18日（星期一）下午2:30到雁山校区文二区219教室参加具体业务培训，参会回执(附件8）请于5月15日（星期五）下午17点前发送到邮箱：archives@mailbox.gxnu.edu.cn。请2026届全体毕业班辅导员添加业务工作交流QQ群：667398794。

二、毕业生档案材料收集

各学院（部）、学生工作部（处）、党委研究生工作部/研究生院、校团委、教务处、高师培训中心、校医院等单位是毕业生档案材料形成或暂时保管单位，请及早、规范形成毕业生档案材料，明确档案材料发放时间，确保各学院（部）毕业生档案材料收集工作按时、有序开展。本科、硕（博）士毕业生档案材料收集范围及领取时间分别见附件1、2。

三、毕业生档案材料整理归档

本科毕业生档案由辅导员于5月19-22日到学生档案室取回学院做整理归档。硕士毕业生档案材料收集齐全后，于6月26日前，由辅导员组织学生党员或班团干通过档案馆微信服务号“毕业生档案归档、移交预约”与学生档案室确定好移交时间后，到学生档案室开展整理归档工作。整理好毕业生档案材料是做好毕业生档案工作的重要环节，各毕业班辅导员要高度重视，认真组织好学生助理按照归档材料范围整理好各类档案材料，确保每一位毕业生的档案材料齐全完整。

四、毕业生档案材料移交

本科毕业生档案归档后，由辅导员于6月22日前，通过档案馆微信服务号“毕业生档案归档、移交预约”与学生档案室确定好移交时间后，携已签字盖章的《2026届毕业生档案材料移交登记表》一式两份，到学生档案室进行移交。

本科、硕（博）士毕业生档案材料的整理内容、信息录入、档案袋密封、分类移交等注意事项分别见附件3、4。

五、毕业生档案转递

（一）根据相关规定，毕业生档案以中国邮政特快专递（EMS）高校学生人事档案专用通道寄送。为保证毕业生档案准确转递，要求档案接收单位有保管档案资质，档案转寄的地址必须详细具体（如xx省xx市xx县（区）xx街xx号），档案接收单位写全称并具体到接收部门及其联系电话。毕业生档案转递信息通过“广西师范大学档案馆”微信服务号（以下统称“档案馆微信服务号”）填报、审核和查询，具体操作流程详见附件5。毕业、结业的学生都必须在档案馆微信服务号上填写档案转递信息，如不填写，系统将默认档案转递至生源地。7月1-7日、7月20-24日、9月1-11日分批次通过EMS档案专线办理档案投递事宜。10月批次和12月批次毕业、结业的本科生以及12月批次毕业、结业的研究生，由毕业生辅导员通过档案馆微信服务号预约办理毕业、结业学生的档案归档和转递业务。

（二）需要提前转档的，由毕业班辅导员完成毕业档案归档移交后，通过档案馆微信服务号以“日常转递”形式预约，持调档函原件到学生档案室办理。

（三）需要通过机要局转递档案的，建议学生先向档案接收单位确认是否可以通过“中国邮政特快专递（EMS）高校学生人事档案专用通道”转递，如确实只能通过机要局转递的，由毕业班辅导员完成毕业档案归档移交后，通过档案馆微信服务号以“日常转递”形式预约，持调档函原件，到学生档案室办理(注：机要件少则10天，多则两个月寄达;且无法线上查询转递进程）。

（四）档案接收单位对档案转递有特殊要求的（如需要调档函回执、调档函剪角需贴在档案袋上等），请辅导员派助理到学生档案室办理。

（五）因接收单位名称或地址不准确、档案材料错装或漏装、档案材料不齐全不规范而造成档案退回的，由学院（部）在退回档案的一个月内进行二次转递。

毕业生档案转递流程参见附件7。

六、毕业生档案查询

学生档案转递10天后，毕业生可通过“广西师范大学档案馆”微信服务号或我校档案馆网页“毕业生档案转递查询”（https://dag.gxnu.edu.cn/search/）查看档案转递信息。

请毕业生及时向档案接收单位的人事部门确认档案接收情况。若发现档案未寄到，请在邮寄后两个月内向邮政EMS申请档案签收情况查询。

七、其它注意事项

（一）严格遵守档案归档工作制度。各单位参加归档工作的人员在收集整理毕业生档案材料时，要严格遵守档案工作的有关规定，应做好鉴定与保密工作，保障档案材料的安全。任何人不得利用工作之便抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料，不得将不属于归档范围的材料归入学生人事档案，违者将对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（二）辅导员请通过“学生档案管理系统”（http://172.16.131.52）以个人工号、真实姓名和联系方式进行账号注册或登录，完成毕业生档案归档后，在系统录入毕业生档案材料信息并打印《2026届毕业生档案材料移交登记表》一式两份，签字盖章后，与学生档案室毕业生档案移交（具体操作详见附件6）。