关于做好2022年档案材料归档工作的通知

各学院（部）、各单位：

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《广西师范大学档案管理办法》等有关规定以及学校档案工作安排，为确保2021年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，进一步推动学校档案工作规范化、制度化，现将2022年归档工作通知如下：

一、归档范围

（一）各学院（部）、各单位在2021年1月1日至12月31日形成的对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料。

1.归档的文件材料：纸质文件材料和以硬盘、光盘为载体的电子文件、声像文件等（如：电子文稿、数码照片、数码视频、数码录音等）。

2.归档的实物材料：各学院（部）、各单位和个人获省厅级以上奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗；与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物；或我校各学院（部）、各单位和教职工设计制作的具有历史文化意义的实物等。

3.归档的教学类材料（包括留学生学籍档案材料）：2022届毕业研究生档案手册、毕业生相片册和毕业生就业协议书；2022届本科毕业生成绩单、教育实习和专业实习评价表、毕业生登记表、优秀毕业论文、毕业生就业协议书、毕业生照片册（与毕业证书同底、含电子版）、毕业照合影（含电子版）等

（二）2020年度应归档的会计档案：以《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）规定的范围为准。

（三）往年遗漏又应归档的材料。

收集归档具体范围详见《广西师范大学各类档案归档范围和保管期限表》（附件1）。如本部门归档材料与《归档范围》不一致，请及时与档案馆联系，提出修改意见。

历届毕业生集体照（具体要求请查阅https://www.gxnu.edu.cn/2022/0324/c4327a233531/page.htm）、完善干部人事档案材料（具体要求请查阅https://www.gxnu.edu.cn/2021/1214/c4327a227769/page.htm）等专题档案归档。
二、归档要求

2022年档案归档工作实行线上线下结合的方式归档，具体归档要求如下：

（一）加强对归档工作的组织和领导

各学院（部）、各单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容和工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核；分管领导要发挥领导和协调作用，亲自靠前抓，落实人员，统筹协调归档工作；档案员要切实履行归档职责，按照归档规定，完成本部门、本单位所形成的全部档案材料及单位个人在公务活动接收到的档案材料，做到应归尽归，任何个人不得据为己有，规定不得归档的材料，禁止擅自归档，确保档案归档质量。2021年学校党史学习教育活动形成的材料由学校党史学习教育领导小组办公室统筹协调归档。

（二）及时按照时间规定完成归档工作

各学院（部）、各单位要按照规定的时间归档，是否按时归档将作为年度档案工作考核的重要依据。按规定，各类档案应于6月30日前归档。部分教学类学籍档案可11月底以前归档，基建项目等专题性、成套性的项目档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档，财会类档案可由部门暂时存满1年后，在每年的寒假前完成上一年度材料归档，毕业生照片档案（含底片、名单）在每年暑假前归档，干部、人事档案在材料形成后20天内归档，实物档案（如上级领导题词、废旧印章等）在形成后1个月内归档，随时接收学校临时性机构、重大活动形成的文件材料。根据实际情况，档案馆制定了各学院（部）、各单位具体归档时间，详见附件2。如有特殊情况，请联系档案馆予以调整。

（三）加强档案安全管理与实地检查

各单位各学院（部）、各单位在档案整理归档中要确保档案实体和信息的安全。学校档案馆根据工作要求将抽取部分单位进行实地检查（检查内容为贯彻落实习近平总书记关于档案工作重要批示精神；贯彻落实档案法与档案安全保管情况；2021年度形成的各类材料收集、整理、归档等情况），具体安排另行通知。

（四）做好线上线下归档与档案交接

1.线下归档。各学院（部）、各单位档案员按照归档范围，按时按要求收集本部门形成的档案材料，汇总集中后进行分类预立卷，分类预立卷无误后再分卷编写页号。档案整理方法详见《广西师范大学档案类目划分与标识及档号编制方法》（附件3）、《广西师范大学档案归档基本业务规范》（附件4）或详见广西师范大学档案馆网站（http://dag.gxnu.edu.cn/）“业务指导——归档要求”一栏。各单位归档移交请对应与档案馆联系人联系（附件5），对材料分类立卷及涉密文件材料（包括文书、科研、基建等材料）立卷归档有疑问的，可申请档案馆相关工作人员进行指导。

2.线上归档。线下组卷后，使用“综合档案管理系统”（http://172.16.131.50/）线上录入案卷和卷内目录数据，具体详见《广西师范大学网上归档基本流程》（附件6）。

3.档案交接。线上数据录入完成后，联系档案馆工作人员进行数据审核，待审核无误之后，再打印档案目录，填写《档案移交情况说明》（附件7）一式2份，由本单位分管领导签字后加盖单位公章，与归档文件一并送至档案馆，办理档案验收移交手续。档案馆业务人员检查无误后签字确认，即退回一份目录由移交单位留底备查；凡不符合归档要求的，待重新修正后再补办移交手续。档案馆在接收纸质档案的同时，接收电子数据档案。各单位按要求将收集整理好的电子文件材料，用移动存储设备备份，移交档案馆鉴定归档或通过校园网邮箱发送至档案馆（邮箱archives@gxnu.edu.cn）。

三、明确档案工作分管领导及档案员

因工作调整，各学院（部）、各单位档案员多有变更，为便于档案工作沟通，请各部门于3月30日前将《2022年各部门档案工作分管领导及档案员相关信息表》（附件8）发送到档案馆邮箱（archives@gxnu.edu.cn）

四、联系方式

（一）立卷归档工作QQ群（师大档案管理群）：145661257

（二）立卷归档业务指导联系人及电话详见《档案馆立卷归档业务指导分工与联系表》附件5。

附件：1.广西师范大学档案归档范围和保管期限表

2. 2022年各学院（部）、各单位归档时间安排表

3.广西师范大学档案类目划分、标识及档号编制方法

4.广西师范大学档案归档基本业务规范

5.档案馆立卷归档业务指导分工与联系表

6.广西师范大学网上归档基本流程

7.档案移交情况说明