关于做好2020年档案材料归档工作的通知

各学院（部）、各单位：

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《广西师范大学档案管理办法》等有关规定以及学校档案工作的安排，为确保2019年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，进一步推动学校档案工作规范化、制度化，现将2020年归档工作通知如下：

一、归档范围

2019年1月1日至12月31日各学院（部）各单位在其职能活动中形成的对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料。

（一）各学院（部）各单位文件材料收集归档的具体范围见《广西师范大学各类档案归档范围和保管期限表》（附件1），如《归档范围》与本单位产生文件材料不符，请及时与档案馆沟通，并提出增减意见。

（二）归档的文件材料包括纸质文件材料和以硬盘、光盘为载体的电子文件、声像文件等材料（如：电子文稿、数码照片、数码视频、数码录音等）。

（三）各单位和个人获厅级以上奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗等，与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物，或我校单位和教职工设计制作的具有历史文化意义的实物。

（四）教学类归档材料（包括留学生学籍档案材料）中，2020届研究生、本科生的毕业生成绩、毕业生合影照（含电子版）、毕业生照片册（与毕业证书同底、含电子版）、本科/研究生优秀毕业论文、教育实习和专业实习评价表、毕业生登记表等毕业生离校前向档案馆移交归档。

（五）2018年度应归档的会计档案，按照《会计档案管理办法》 (财政部国家档案局令第79号) 等规定的范围进行归档移交。

另外，还包括往年遗漏的应该归档的材料。

二、归档要求

2020年档案归档工作实行线上线下结合方式归档，具体归档要求如下：

（一）加强对归档工作的组织和领导。

1.各学院（部）、各单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核；分管领导要发挥领导和协调作用，亲自靠前抓；档案员要切实履行归档职责，按照归档规范，完成本部门、本单位所形成的全部档案材料，确保档案归档质量。

2.各学院（部）、各单位要按规定的时间归档。按照规定，各类档案应于6月30日前归档。根据各单位实际，档案馆制定了具体归档时间，详见《2020年各学院（部）、各单位归档时间表》（附件2）。如有特殊情况，请联系档案馆予以调整。档案馆将把是否按时归档作为年度优秀档案工作单位的重要条件之一。

（二）做好线上线下归档与档案交接工作。

1.线下归档。各单位档案员按照归档范围，收集本部门、本单位形成的档案材料，汇总集中后进行分类预立卷，分类预立卷无误后再分卷编写页号，对材料分类立卷有疑问的，可申请档案馆工作人员现场等方式指导；档案的整理方法详见《广西师范大学档案类目划分与标识及档号编制方法》（附件3）、《广西师范大学档案归档基本业务规范》（附件4）或详见档案馆网站“业务指导—归档要求”栏。关于涉密文件材料（包括文书、科研、基建等材料）的立卷归档要求，请联系档案馆业务指导人员指导。

2.线上归档。线下组卷后，使用“综合档案管理系统”录入案卷和卷内目录数据等，具体详见《广西师范大学网上归档基本流程》（附件5）。系统数据录入完成后，申请数据审核（电话或QQ告知档案馆工作人员），待档案馆审核之后，再打印相关目录、《档案移交情况说明》（附件6）（文书、电子、教学、声像、实物）一式2份送交本单位分管领导签字后加盖单位公章，与归档文件一并送档案馆办理档案验收移交手续，经检查无误后签字确认，退回一份目录，由移交单位留底备查。凡不符合归档规范要求的，待重新修正后再办理移交手续。

3.各单位按要求将收集整理好的电子文件材料，用移动存储设备备份，移交档案馆鉴定归档或通过校园网邮箱发送给档案馆（邮箱：archives@.gxnu.edu.cn）。档案馆在接收纸质档案的同时，接收电子数据。

三、归档业务培训

2020年新担任单位兼职档案员/业务档案员的人员请联系对应的档案馆业务指导员进行业务培训，续任的档案员可按自身需求安排是否参加培训；因疫情影响培训不采取集中会议形式，可采取个别现场指导、QQ、电话等形式开展。

四、联系方式

（一）各学院（部）各单位立卷归档业务指导的联系人及电话详见附件7。

（二）立卷归档工作QQ群：145661257，师大档案管理群（群名）。

附件：1.广西师范大学档案归档范围和保管期限表

2. 2020年各学院（部）、各单位归档时间表

3.广西师范大学档案类目划分与标识及档号编制方法

4.广西师范大学档案归档基本业务规范

5.广西师范大学网上归档基本流程

6.各类档案移交情况说明