关于做好2026级新入校学生人事档案材料归档工作的通知

各学院(部)、各有关单位：

学生人事档案是记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现，以学生个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录,是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据。为入学的新生建好个人人事档案，是学生个人与学校的责任和义务，也是学生管理工作的重要内容。为了做好2026级本科生、硕士生、博士生的档案材料归档工作，现将有关事项通知如下。

一、新入校学生人事档案的接收和审核

（一）本科新生档案接收：一般由生源单位进行标准化密封封装（含密封章），由各学院（部）于开学报到时负责接收、登记、核对（与档案袋列明材料内容进行清点核对）、审查、整理、归档和移交至学生档案室保管。

（二）研究生新生档案接收：由原档案管理单位以机要件投寄或中国邮政特快专递（EMS）高校学生人事档案专用通道（拒收平邮或自带）至学校档案馆学生人事档案室，档案馆负责接收登记，再由各学院（部）负责审查、整理、归档和移交至学生档案室保管。

（三）档案接收异常情况处理：未密封档案一律不予接收、整理及归档，并告知学生将档案退回至原档案管理单位，待原单位审查无误、密封完整后，方可按新生档案接收流程办理。如发现档案材料存在错漏或缺失，及时通知学生联系原档案管理单位补充或更正；无法补齐的，应在该生档案袋目录中标注缺件情况，并在档案移交时提交《学生档案材料缺失知情承诺书》（见附件2）。

（四）新入校学生人事档案审核：内容与要求按《广西师范大学学生人事档案管理办法（2026年修订》（师政办〔2026〕5号）执行，特别需注意档案材料的真实性（材料是否为办理完毕、手续完备的正式有效文件、是否原件、学生基本信息关联性是否吻合、是否密封）、齐全性（材料是否符合归档范围）、完整性（材料是否履行完整签字盖章等程序）。

（五）党员档案材料审核：各学院（部）党委负责学生党员档案的建档与管理工作，包括材料的审核、补充、整理、保管及归档，并对党员档案工作实施指导、培训及专项检查。正式党员档案由各学院（部）党委审核后，于开学两个月内移交档案馆；预备党员档案由各学院（部）党委取回学院管理，待发展后再于学生毕业学期移交档案馆统一转递。

二、新入校学生人事档案的整理与归档

（一）各学院（部）按照规定的新生档案材料归档范围及要求进行收集、审核、整理、信息录入工作。研究生院与教务处等相关部门按时按质做好新生招生材料移交。本科新生的档案材料收集、审核、整理、信息录入工作在各学院（部）进行，研究生新生档案审核、整理和信息系统录入工作在学校档案馆学生档案室进行。获取系统登录账号与密码请与学生档案室联系。新生档案材料归档范围及要求见附件1，学生档案信息录入系统操作说明见附件3。

（二）《广西师范大学学生入学登记卡》（本科）归档要求：登记卡信息填写从迎新系统采集（已上传证件照，不允许另粘贴），由学院（部）打印一式两份，学生本人签字并加盖学院（部）公章（盖章处统一为左上角学院名称处），一份归入学生档案袋；另一份以专业分类，按学号（从小号到大号）排序整理成册，移交至档案馆806室，同时附纸质版学生名单与电子版学生名单（含学号+姓名+专业+页码，excel格式）以“学院（部）+专业名称”为主题发送到邮箱365558653@qq.com。

三、新生人事档案移交和保管

请相关负责人在本学期开学后三个月内向学生档案室预约移交新生人事档案。

（一）本科生新生人事档案由各学院（部）收集后，在本单位进行档案审核和整理，并换装到学校统一且规范的学生人事档案专用袋（与学生档案室预约领取），并按要求填好档案袋内容信息、录入学生档案系统信息后，再向档案馆预约移交和保管。

（二）研究生新生人事档案由各学院（部）与学生档案室预约后，组织相关人员到学生档案室进行档案审核、整理及移交保管。

（三）本科新生档案袋领取、研究生新生档案整理、学生人事档案移交等业务预约方式：

搜索微信服务号“广西师范大学档案馆”→“档案业务”→“学生档案业务预约”→“批量归档”（请提前三天预约！）

业务受理地点：雁山图书馆9楼东北角档案馆学生档案室（922办公室）。

联系电话：0773-3637335

学生档案业务交流QQ群：667398794

附件：1.新生档案材料归档范围及要求

2.学生档案材料缺失知情承诺书

3.广西师范大学学生档案管理系统使用说明书（学院版）