各学院(部)、各有关单位：

学生人事档案是记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现、以学生个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录,是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据。为入学的新生建立好个人档案，是个人与学校的责任和义务，也是学生管理工作中的重要事项。为做好2025级本科生、硕士生、博士生的新生档案材料归档工作，现将有关事项通知如下。

  一、新生档案材料归档工作的组织实施

新生档案材料归档工作实行“学院（部）归档”制度，由档案馆统一组织部署，各学院（部）在档案馆的指导下具体实施。各学院（部）须明确一名归档工作负责人，负责组织并培训学生开展本学院新生档案材料的收集、鉴定、整理及移交等工作；每20名新生应配备1名学生党员或班团干部参与归档工作。参与学生应思想政治过硬、责任心强、工作细致，且不得参与本人档案的整理。相关职能部门协同配合，确保归档工作规范有序开展。

为顺利推进2025级新生档案材料归档，请各学院（部）新生辅导员及参与归档工作的学生于9月11日（星期四）上午10点至雁山校区校团委大学生学术报告厅（文二区219教室）参加业务培训。参会回执（附件4）请于9月9日（星期二）12:00前发送至邮箱：archives@mailbox.gxnu.edu.cn。另请2025级新生辅导员及时加入学生档案业务交流QQ群：667398794，便于后续工作沟通。

二、新生人事档案的接收和审核

（一）新入校本科生的档案材料，通常由学生原所在档案管理单位负责提供。相关档案须使用专用档案袋密封，并加盖密封章。学生提取档案后，应本人携带至学校（期间不得拆封档案），并于开学报到时交由所属学院（部）。各学院（部）负责对档案进行接收、登记、核对（与档案袋所列材料清单逐一清点）及审核。

（二）新入校研究生档案的档案材料，须由原档案管理单位以机要件或中国邮政特快专递（EMS）人事档案专用通道转递至学校档案馆学生档案室（拒收平邮或自带）。档案馆负责档案的接收与登记，各学院（部）负责档案的整理、审核及移交工作。

（三）各学院（部）的学生人事档案管理人员在审核过程中如发现问题，须及时按规定处理。若学生人事档案未密封，一律不予接收、整理及归档，并应通知学生将档案退回至原档案管理单位。待审查无误、密封完整后，方可按相应类别新生档案的接收流程重新办理移交与审核。如发现档案材料存在错漏或缺失，应及时通知学生返回原档案管理单位补充或更正。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案袋目录中标注缺件情况，并在档案移交时予以书面说明。     

（四）党团员档案材料审核。各学院（部）党委负责学生党员档案的建立工作（包含材料的审核、补充、完善、整理、保管、归档等）。新生中属正式党员的，其党员档案应在入学后两个月内，由各学院（部）党委完成严格审核（含党员档案信息采集，如申请入党时间、成为预备党员时间及转正时间等），之后移交档案馆保管；属预备党员的，其党员档案与档案馆学生档案室办理转交手续后，由各学院（部）党委管理（包含材料的审核、补充、完善、整理、保管、归档），并于学生毕业当年经各学院（部）党委审核无误后，统一移交至档案馆。新生团员档案由各学院（部）分团委负责审核（含团员证号等信息采集），审核完成后交由档案馆统一管理。

（五）新入校学生人事档案的审核内容与要求，应严格按照《广西师范大学学生人事档案管理办法》（师政办〔2021〕18号）执行。审核工作须重点关注以下方面：

真实性：档案材料应为已办理完毕、手续完备的有效文件，且原则上应为原件；学生基本信息应保持一致、关联无误；档案须按规定进行密封。

齐全性：归档材料应符合规定的归档范围，无应归未归情况。

完整性：材料应履行必要的签字、盖章等程序，内容齐全、无缺失。

各学院（部）审核通过后，须及时更换为学校统一规范的学生人事档案袋，规范填写档案袋信息，登录学生档案系统完成信息录入，并尽快移交至档案馆存档。

三、新生人事档案的整理与归档

各学院（部）应依据档案馆规定的归档范围与要求，开展新生档案材料的收集、审核、整理及系统信息录入工作。研究生院与教务处等相关部门应按时、规范地移交新生招生材料。本科新生的档案材料收集、审核、整理及系统信息录入工作由各学院（部）负责；研究生新生的档案审核、整理与系统信息录入工作统一在档案馆进行。如需获取系统登录账号与密码，请联系学生档案室。新生档案材料的具体归档范围、要求及移交时间安排详见附件1，学生档案信息录入系统的操作说明详见附件3。

四、档案信息反馈与材料补交

新生档案整理完成后，辅导员须向学生反馈归档情况。如有材料未交、缺失或遗漏，学院（部）应通知学生本人在2个月内补交。研究生补档材料须由原单位通过机要通道或中国邮政EMS人事档案专用渠道寄至学校档案馆学生人事档案室（拒收平邮或自带材料）。材料寄达后，由学院（部）至档案馆学生档案室完成审核与归档。学生因未按时交齐材料而影响后续事务办理的，责任自负。

五、本科生入学登记卡归档规范

入学登记卡信息由迎新系统自动生成（含已上传证件照，不得另行粘贴）。各学院（部）须统一打印一式两份，由学生本人签字并加盖学院公章（统一盖于左上角学院名称处）。一份归入学生本人档案袋，另一份按专业分类，依学号由小至大排序装订成册，移交至档案馆806室。移交时须附纸质版学生名单，并将对应电子版名单（含学号、姓名、专业、页码，Excel格式）以“学院（部）+专业名称”为主题，发送至邮箱：365558653@qq.com。

六、本科新生档案袋领取安排
时间：9月8日至12日

地点：雁山图书馆9楼档案馆学生档案室（913、922办公室）

学生档案室具体分工及联系方式详见下表：

请各学院（部）新生辅导员认真做好组织安排落实工作，保证新生档案归档建档工作顺利有效进行。

附件：1.2025级新生档案材料归档范围、要求及移交归档时间表

        2.新生人事档案建档工作流程图

3.学生档案信息录入系统操作说明书（学院版）

4.2025级新生档案材料归档业务培训回执

档 案 馆

2025年9月3日

附件1：新生档案材料归档范围及要求.docx

附件2：新生人事档案建档工作流程图.docx

附件3：广西师范大学学生档案管理系统使用说明书.docx

附件4：2025级新生档案材料归档业务培训回执.docx