关于做好2020级新生档案材料归档工作的通知

各学院(部)、各有关单位：

学生档案是记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录,是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据。为入学的新生建立好个人档案，是学校的责任和义务，也是学生管理工作中的重要事项。为做好2020级本科生、硕士生、博士生的新生档案材料归档工作，现将有关事项通知如下。

一、新生档案材料归档工作执行“学院（部）归档”制度，即在学校档案馆的统一部署下，各学院（部）负责收集、整理、装袋、档案信息登记和录入系统后统一移交档案馆归档管理。

二、新生入学档案一般由学生自带或邮寄到所在学院（部）或档案馆。本科新生报到注册时需向学院（部）移交档案材料。2020级硕士生、博士生等新生的档案已邮寄到档案馆，此类新生档案如仍有未邮寄到档案馆，请及时与原保管单位联系，办理转递手续。

三、各学院（部）按照档案馆规定的新生档案材料归档范围及要求进行收集整理、信息录入系统工作。本科新生的档案材料收集整理、信息录入系统工作在各学院（部）进行，研究生新生档案整理和信息录入系统工作在档案馆进行。获取登录系统账号与密码请与学生档案室联系。新生档案材料归档范围和要求及移交归档的时间安排详见附件1，信息录入系统操作说明详见附件3。

四、新生档案整理后，由新生辅导员向学生反馈新生档案归档信息。对未交或缺、漏档案材料者，学院（部）要通知学生本人在2个月内补交。由学生将密封的个人档案自带或邮寄到就读学院（部），由各学院（部）统一移交学生档案室归档保管。未交齐材料，导致日后不能办理有关事务的，由学生本人负责。

五、广西师范大学学生登记卡（本科）归档要求：登记卡信息填写从迎新系统采集（已上传证件照，原则上不同意另粘贴），由学院（部）打印一式两份，加盖学院（部）公章，一份归入学生档案袋；另一份以专业、班别分类，按学号（从小号到大号）排序整理成册，向档案馆806整理室移交，同时附纸质版学生名单与电子版学生名单（含学号+姓名，excel格式）以“学院（部）+专业名称” 主题发送到邮箱365558653@qq.com。

六、本科新生领取档案袋时间：9月10日—11日。

七、联系方式

本科生档案室（雁山校区档案馆东北角913办公室）联系人：曾老师；联系电话：8283207。

研究生档案室（雁山校区档案馆东北角922办公室）联系人：杨老师；联系电话：3637335。

请各学院（部）新生辅导员认真做好组织安排落实工作，保证新生档案归档建档工作顺利有效进行。

附件：1.2020级新生档案材料归档范围、要求及移交归档时间表

2.新生入学档案归档流程示意图

3.信息录入系统操作说明书（学院版）

4.学生档案室服务指南（辅导员版）

5.学生档案室服务指南（学生版）

档案馆

2020年9月10日