各学院（部）、各单位：

         为全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》文件要求,发挥各单位档案工作小组的作用，进一步加强我校档案工作规范化、制度化建设，请各单位根据机构变动和岗位聘任调整情况，重新确定本单位新一届分管档案工作的处级领导和兼职档案员，负责本单位档案材料的收集、整理和归档工作。现将具体要求通知如下：

   一、设置原则：

   （一）各单位设立分管档案工作的处级领导干部1名;

   （二）各单位报送1名熟悉、热爱档案事业，责任心强，有较强的工作协调能力，热心为广大教职工和学生服务的在编在岗人员，担任本单位兼职档案员工作（具体工作职责见附件1）;

    （三）兼职档案员(一般由科级干部担任)，教务处、科技处、研究生院、继续教育学院和教学单位等可根据工作需要增设1-3名业务档案员, 协助兼职档案员开展专项教学、科研等业务档案工作。

    二、报送办法

    请各单位认真填写《各单位档案工作分管领导和兼职档案员信息表》（见附件2），并于3月16日（星期一）前将电子版发送至邮箱：archives@gxnu.edu.cn（纸质版疫情防控后另行通知报送），同时加入校档案管理群：145661257，并标识“单位+姓名”，档案馆将各单位报送的名单汇总后公布。

    三、注意事项

       （一）兼职档案员应保持相对稳定，如因工作变动或其他原因不再担任的，有关单位应及时向学校综合档案室备案;
   （二）新确定的兼职档案员，如不熟悉档案管理系统或没有使用权限的，请及时与综合档案室联系，联系人：赵庆娇，电话：8283205。

        附件：1.各单位档案工作分管领导和兼职档案员工作职责

         2.各单位档案工作分管领导和兼职档案员信息表 　　　

                                                                                 档案馆
                                                                            2020年3月10日

附件1：档案工作分管领导和兼职档案员工作职责.docx

附件2：各单位档案工作分管领导和兼职档案员信息表.docx