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关于做好2015年度文件材料归档工作的通知
发送部门:档案馆  发布日期: 2016-03-09
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各学院,各单位: 

2015年,各学院、各单位在教学、科研和党政管理等工作中形成了大量的需要归档的文件材料,这些反映学校工作和发展的具有保存利用价值的文件材料应齐全完整、准确保质归档保存。为了保证我校2015年度文件材料归档工作顺利有效进行,现将归档工作有关事宜通知如下:

一、归档范围

归档文件材料主要是指2015年度各单位在其职能活动中形成的对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,以及有保存价值的实物。

(一)各学院各部门文件材料收集归档的具体范围详见“广西师范大学各单位文件材料归档范围”或“广西师范大学各类档案归档范围和保管期限表”(详见档案馆网页--综合档案--归档指南广西师范大学各单位文件材料归档范围)。

(二)归档的文件材料包括纸质文件材料和以光盘、磁盘、磁带为载体的电子文件、声像文件等材料(如:数码照片、数码视频、数码录音、电子文稿和录音带、录像带等)

(三)各单位和个人获厅级以上奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗等,与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物,或我校单位和教职工设计制作的具有历史文化意义的实物。

(四)教学类归档材料(包括外事类中的留学生学籍档案材料)中,2016届研究生、本科生的毕业生成绩、毕业生集体照、毕业生个人毕业证照片、本科生优秀毕业论文、硕士研究生优秀毕业论文、博士研究生毕业论文、教育实习和专业实习评价表、毕业生登记表等(毕业生离校前向档案馆移交归档)。另外,2015年以前应归档而尚未归档的文件材料也应收集归档。

二、收集整理

(一)各学院各部门分管档案工作的领导要加强对本单位文件材料归档工作的监督检查,将归档工作列入有关工作计划中,指定专人负责归档工作。兼职档案员和档案工作有关人员(办公室主任、秘书,教学科研秘书、年级辅导员等)要切实履行职责,认真组织做好本单位归档文件材料的收集、整理、立卷和数据录入工作,确保应归档的文件材料齐全完整,数据录入正确。

(二)收集的材料必须齐全完整,真实保质,全面反映本单位活动全貌,整理时要遵循材料自然形成规律,保持材料之间的有机联系和材料的成套性。

(三)纸质材料必须归原件,确无原件的归复印件;重要文件材料,如:学校发文、会议记录、单位计划、总结、评奖报奖材料等要加盖公章或签名;各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准,干净整洁,确保材料的规范和有效性。如纸质文件材料有电子版文件,则一并归档,电子文件名称必须与纸质文件材料名称一致,内容一致(即保证电子文件是最终版本文件)。

(四)声像材料、实物材料(原件)归档需附纸质文字说明。声像材料说明包括:时间、事件名称、人物、地点、摄影者;获赠的实物(礼品、纪念品)须注明题名、获赠时间、捐赠人;奖品(奖杯、奖状、证书、锦旗等)须注明题名、获得时间、颁奖单位等。数码照片、数码视频和数码录音等电子文件,则应给每张照片或每个视频(音频)作说明,并用“说明”作该电子文件的文件名。照片较多时,应先进行鉴定、遴选、分类,每项活动的照片存放在一个文件夹内,文件夹名称为“日期+事件名称”。如:20151125日,自治区宣讲团到我校开展党的十八届五中全会精神报告会。

三、立卷移交

(一)各单位归档人员按要求将纸质文件材料收集整理后送交档案馆,在档案馆专职人员指导下进行预立卷,检查合格后盖章编号,并在档案馆利用档案管理系统录入有关档案信息,检查无误后打印归档材料移交目录,办理档案移交手续。由于其他原因不便到档案馆进行归档材料预立卷的部门,需利用档案管理系统(http://202.193.160.72/录入归档材料目录信息,并打印归档材料目录,加盖单位公章后送档案馆办理移交手续。

(二)各单位按要求将收集整理好的电子文件材料,用移动存储设备备份,移交档案馆鉴定归档或通过校园网邮箱发送给档案馆(yqli@.gxnu.edu.cn)。

(三)档案馆从5月份至9月份每个月份公布各单位档案归档情况。

请各单位安排人员按照本单位的归档范围,按时将2015年度需归档的文件材料收集、整理好,于2016531日前移交到档案馆。因特殊原因不能按时归档的应及时与档案馆沟通并说明情况。在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆联系,我们将随叫随到,帮助解决归档过程中遇到的各种问题,以保证归档移交到档案馆的文件材料齐全完整、标准规范。

联系电话:5843082(李老师、赵老师),5846379(邓老师、刘老师)。

 

附件:1. 各单位各学院归档材料范围(类别)

2. 纸质归档材料移交登记表

3. 声像、电子文件归档材料移交登记表

              4. 实物档案移交登记表

                                                                              

 

 

 

                                                        201639



附件


4. 实物档案移交登记表.doc

1. 各单位各学院归档材料范围(类别).doc

2. 纸质归档材料移交登记表.doc

3. 声像、电子文件归档材料移交登记表.doc


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