广西师范大学

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关于做好2015级新生档案材料归档工作的通知
发送部门:档案馆  发布日期: 2015-09-11
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各学院、各有关单位:

学生档案是记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录,是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据。为入学的新生建立好个人档案,是学校的责任和义务,也是学生管理工作中的重要事项。为了做好2015级本科生(含专升本、中职升本)、硕士生、博士生的新生档案材料归档工作,现将有关事项通知如下。

一、新生入学档案一般由学生自带或邮寄到所在学院。本科新生档案材料归档工作执行“学院归档”制度,即在学校档案馆的统一部署下,各学院负责收集、整理、装袋、档案信息登记和录入系统后统一移交档案馆归档管理。

二、大部分2015级专升本(中职升本)学生、硕士生、博生生的档案已在档案馆,各学院按档案馆安排时间安排学生到档案馆整理、归档。

三、各学院按照档案馆规定的新生档案材料归档范围及要求进行收集整理、信息录入系统工作。本科新生的档案材料收集整理、信息录入系统工作在各学院进行,研究生新生档案整理和信息录入系统工作在档案馆进行。新生档案材料归档范围和要求及移交归档的时间安排详见附件1,信息录入系统操作说明详见附件2

四、新生报到注册时需交档案材料,对未交或缺、漏档案材料者,学院要通知学生本人在2个月内补交。由学生将密封的个人档案自带或邮寄到就读学院,由各学院统一移交学生档案室归档保管。未交齐材料,导致日后不能办理有关事务的,由学生本人负责。

五、广西师范大学学生登记卡(本科)材料归档要求:材料一式两份,一份归入学生档案袋;另一份以专业分类整理成册,且按学号(从小号到大号)排序,在每册右下角每一面按流水号顺序用黑色水性笔编页码后,制作学生登记卡卷内文件目录,制作成的电子版目录以学院+专业名称主题发送到644051180@qq.com邮箱,最后向综合档案室302办公室移交,学生登记卡卷内文件目录模板及制作要求见通知附件3

六、本科新生领取档案袋时间:99-914日。地点:档案馆学生档案室307

学生档案室联系电话:5803405,联系人:曾老师、车老师。

学生档案交流QQ群:272077685

请各学院新生辅导员认真做好组织安排落实工作,保证新生档案归档建档工作顺利有效进行。

 

附件:

1.2015级新生档案材料归档范围、要求及移交归档时间表

2.信息录入系统操作说明书(学院版)

3.广西师范大学学生登记卡卷内文件目录模板及制作要求

4.学生档案室服务指南(辅导员版)

5.学生档案室服务指南(学生版)

6.新生入学档案归档流程示意图

 

 

                                                        档 案 馆

2015911



附件


附件1:2015级新生档案材料归档范围、整理要求和移交时间表.doc

附件2:信息录入操作说明书(学院版).doc

附件3:广西师范大学学生登记卡卷内文件目录模板及制作要求.doc

附件4:学生档案室服务指南(辅导员版).docx

附件5:学生档案室服务指(学生版).docx

附件6:新生入学档案归档流程示意图.docx


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