广西师范大学

教育部和广西壮族自治区人民政府共建高校

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通知公告

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关于请尽快报送“教学单位基本情况”材料的通知 各相关学院: 3月2日,档案馆在校园网发布通知,请各有关单位于3月20日前整理、报送本单位基本情况材料,截至目前,仍有部分单位未完成任务,影响了校庆丛书编写工作进度。请还未报送材料的学院,务必于5月8日前按照3月2日发布的通知要求报送相关材料。未报送单位基本情况材料的学院如下: 文学院、政治与行政学院、马克思主义学院、教育科学学院、经济管理学院、美术学院、音乐学院、物理科学与技术学院、电子工程学院、化学化工学院、生命科学学院、体育学院、国际文化教育学院、漓江学院。 特此通知 档案馆 2012年4月25日
发送部门:档案馆
发布于:2012-04-25
关于做好2011年度文件材料归档工作的通知 2011年,各学院各单位在教学、科研和党政管理等工作中形成了大量的文件材料,需要完整、准确、系统归档保存。为了保证我校2011年文件材料归档工作的顺利进行,现将有关事宜通知如下: 一、归档范围 归档文件材料主要是2011年度各单位在其职能活动中形成的对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,以及有保存价值的实物档案。 (一)各单位文件材料收集归档的具体范围详见《广西师范大学各类档案归档范围和保管期限表》(《广西师范大学档案工作常用管理文件和制度汇编》,P80—P101,或档案馆网页--综合档案--归档指南)。 (二)归档的文件材料包括纸质文件材料和以硬盘、光盘、磁盘、磁带为载体的声像文件、电子文件等材料(如:数码照片、数码视频、录音带、录像带、电子文件等)。 (三)各单位和个人获校级以上奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗等,与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。 (四)教学类归档材料(包括外事类中的留学生学籍档案材料)中,2011届的毕业生成绩、毕业生集体照、毕业生个人毕业证照片、本科生优秀毕业论文、研究生毕业论文、教育实习和专业实习评价表等(毕业生离校前向档案馆移交归档)。 另外,2011年以前应归档而尚未归档的文件材料也应收集归档。 二、收集整理 (一)各学院各单位分管档案工作的领导要加强对本单位文件材料归档工作的领导,将归档工作列入有关工作计划中,指定专人负责归档工作。兼职档案员和档案工作有关人员(办公室主任、秘书,教学科研秘书、年级辅导员等)要切实履行职责,认真组织做好本部门归档文件材料的收集、整理、立卷和数据录入工作,确保应归档的文件材料齐全完整,数据录入项目正确。 (二)收集的材料必须齐全完整,真实、全面反映本单位活动全貌,整理时要遵循材料自然形成规律,保持材料之间的有机联系。 (三)纸质材料必须归原件,无原件的归复印件;重要文件材料,如:学校发文、单位计划、总结、报奖材料等要有公章、签名;各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准,干净整洁,确保材料的有效性。如纸质文件材料有电子版文件,则一并归档,电子文件名称必须与纸质文件材料名称一致,内容一致。 (四)声像材料、实物材料(原件)归档需附纸质文字说明。声像材料说明包括:时间、事件名称、人物、地点、摄影者;获赠的实物(礼品、纪念品)须注明题名、获赠时间、捐赠人;奖品(奖杯、奖状、证书、锦旗等)须注明题名、获得时间等。数码照片、数码视频等电子文件,则每张照片或每段视频的名称应用“说明”作为文件名。照片较多时,应先进行鉴定、遴选、分类,每项活动的照片存放在一个文件夹内,并用事件名称作为文件夹名。 三、立卷移交 (一)各单位归档人员按要求将纸质文件材料收集整理后送交档案馆,在档案馆专职人员指导下进行预立卷,检查合格后盖章编号,并在档案馆利用档案管理系统录入有关档案信息,检查无误后打印归档材料移交目录,办理档案移交手续。由于其他原因不便预立卷的部门,需填写归档材料移交登记表(一式二份),加盖单位公章后送档案馆办理移交手续。 (二)各单位按要求将收集整理好的电子文件材料,用移动硬盘备份,移交档案馆鉴定归档或通过校园网邮箱发送给档案馆(archives@mailbox.gxnu.edu.cn)。 请各单位安排人员按照本部门的归档范围,按时将2011年需归档的材料收集、整理好,于2012年5月31日前移交到档案馆。因特殊原因不能按时归档的应及时与档案馆沟通并说明情况。在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆联系,我们将随叫随到,帮助解决归档过程中遇到的各种问题,以保证移交到档案馆的档案材料齐全完整、标准规范。 联系电话:5843082 ,5846379。 附件:1.各学院各单位归档材料范围(类别) 2.纸质归档材料移交登记表 3.声像、电子文件材料移交登记表 4.实物档案移交登记表 档案馆 2012年4月13日
发送部门:档案馆
发布于:2012-04-13
关于做好2011届毕业生档案材料归档工作的通知 各学院、各有关单位: 为了做好2011届毕业生档案材料的收集、整理、归档和转递工作,根据《广西师范大学学生人事档案管理实施细则》、《广西师范大学毕业生档案材料归档及转档工作规范》的要求,现将有关工作通知如下: 一、毕业生档案材料归档工作的组织实施 毕业生档案材料归档工作由档案馆组织,各学院在档案馆的组织指导下具体实施毕业生档案材料的收集、整理和归档工作。各学院必须明确毕业生档案材料归档工作负责人,由负责人组织、培训学生开展毕业生档案材料收集、整理及移交等工作。参与毕业生档案归档工作的学生应政治思想好、责任心强、工作细致、认真负责(一般每20名毕业生的材料要配1名学生干部)。 二、毕业生档案材料归档前期工作 各学院、教务处学籍科、组织部、校团委、学工部(处)就业指导中心、学工部(处)资助管理中心、研究生学院培养办公室、研究生学院就业指导办公室、高师培训中心、校医院保健科等单位是毕业生档案材料形成或暂保管单位,应及早、规范形成毕业生档案材料(签字与盖章手续完整,档案材料整洁、齐全,文字的填写规范(必须是铅印或用碳素墨水书写,不得用圆珠笔、铅笔和红色墨水、复写纸书写)),明确档案材料发放时间,确保各学院毕业生档案材料收集工作按时有序进行。如毕业生档案材料延期发放而档案又已送交桂林市机要局投寄,此材料由发放单位负责转寄,我馆不再负责补寄。 三、毕业生档案材料收集 收集好毕业生档案材料是做好毕业生档案工作的重要环节,各毕业班辅导员要高度重视,认真组织好学生按照归档材料范围到材料形成单位收集各类归档材料,确保每一名毕业生(含往届推迟毕业生、提前毕业生)的档案材料收集齐全。本科毕业生档案材料收集范围及归档材料领取时间安排表见附件1,硕士、博士毕业生档案材料收集范围及归档材料领取时间安排见附件2。 四、毕业生档案材料的整理 (一)本科生档案材料整理。 1.本科毕业生班辅导员到档案馆学生档案室领取档案袋(领取档案袋时间安排表见附件3),档案材料整理工作在各学院进行。首先,认真检查每一位学生的材料是否收集齐全,然后将材料按照档案袋封面档案材料排列顺序对应装入学生个人的档案袋,装袋时避免档案材料漏装、错装。其次,依据归档材料准确填写学生档案袋封面各栏信息,注明材料的份数(封面注明的份数与袋内材料份数一致,不要打“√”)。最后,按专业、班级及学号(从小号到大号)排列档案袋。 2.登录“学生档案信息管理系统”(http://202.193.164.2),录入学生档案材料信息并打印“毕业生档案材料移交登记表”一式两份。 (二)硕士、博士生档案材料整理。 硕士、博士毕业生档案材料整理工作在档案馆进行。由研究生毕业班辅导员组织人员将收集到的归档材料带到档案馆,在学生档案室工作人员指导整理归档,录入学生档案材料信息。档案整理时间安排见附件4。 五、毕业生档案移交 (一)本科毕业生档案移交。 各学院整理好的毕业生档案,以学院为单位统一向档案馆学生档案室移交。本科毕业生档案移交时间见附件5。移交档案时需同时提供“毕业生档案材料移交登记表”一式两份(需辅导员签字和加盖学院公章)。 (二)硕士、博士毕业生档案在档案馆整理完毕后即可办理移交手续。 六、毕业生档案转递和查询 (一)档案馆根据学工部(处)、研究生学院提供的毕业生就业方案(附电子版)办理毕业生档案的转递手续。学工部(处)、研究生学院应于7月4日前将2011届毕业生就业方案报送档案馆。档案馆将于7月12日批量投寄毕业生档案。 (二)毕业生档案属机要材料,按照规定需以机密件通过机要部门转递或派专人送取。为保证毕业生档案准确转递,档案接收单位的地址和名称必须为全称。凡因档案接收单位的名称、地址不准确而造成档案被退回,或要求改派新工作单位,需要再次寄出档案的将收取档案邮寄费。 (三)学生档案转递一个月后,毕业生本人应向档案接收单位的人事部门查询档案接收情况,也可登录我校档案馆网页查询档案去向(http://dag.gxnu.edu.cn/content.asp type1=5&type2=4)。如发现档案未收到的,请在半年内及时向档案馆学生档案室申请档案签收情况查询。 七、其他注意事项 (一)严格遵守档案归档工作制度。各单位参加归档工作的人员在收集整理毕业生档案材料时,要严格遵守档案工作的有关规定,收集的材料要指定专人负责保管,不得丢失。任何人不得利用工作之便抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料,违者要严肃查处,追究责任。 (二)“学生档案管理系统操作说明”可到档案馆主页(http://dag.gxnu.edu.cn/content.asp type1=5&type2=6 )查看或下载。 (三)档案馆学生档案室(307室)联系电话:0773-5803405,联系人:刘环琼,秦芳远。 附件:1.本科毕业生档案材料收集范围和归档材料领取时间安排表 2.硕士、博士毕业生档案材料收集范围和归档材料领取时间安排表 3.本科毕业生班辅导员到档案馆学生档案室领取档案袋时间安排表 4.各学院在档案馆进行研究生档案归档时间安表 5.本科生档案移交时间安排表 档案馆 2011年6月10日
发送部门:档案馆
发布于:2011-06-10

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