关于做好2024年档案材料归档工作的通知

各学院（部）、各单位：

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《广西师范大学档案管理办法》（2023年修订）等有关规定以及学校档案工作安排，为确保2023年度形成的各类档案材料及时、完整收集归档，进一步推动学校档案工作规范化、制度化，现将2024年归档工作通知如下：

一、归档范围

（一）各学院（部）、各单位在2023年1月1日至12月31日形成的，对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料（详见附件1）。

（二）往年遗漏又应归档的材料。

（三）加强人物档案、照片档案等校史资料收集归档。

（四）如本部门待归档材料与附件1《广西师范大学档案归档范围和保管期限表》（2024版）存疑，请及时与档案馆相关人员联系（联系方式详见附件5）。

二、归档要求

2024年档案归档工作实行线上、线下结合的方式归档，具体归档要求如下：

（一）加强对归档工作的组织和领导

各学院（部）、各单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容和工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核；分管领导要发挥领导和协调作用，亲自靠前抓，落实人员，统筹协调归档工作；档案员要切实履行归档职责，按照归档规定，完成本部门、本单位形成的全部档案材料及单位个人在公务活动中接收到的档案材料，做到应归尽归，任何个人不得据为己有，规定不得归档的材料，禁止擅自归档，确保档案归档质量。

（二）按规定及时完成归档工作

各学院（部）、各单位请按照规定的时间及早归档。是否按时归档，将作为部门年度档案工作考核的重要依据。按规定，各类档案应于6月30日前归档完毕。科研档案在获得结项通知书后1个月内归档；基建项目等专题性、成套性的项目档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档；财会类档案可由部门暂时存满1年后，在每年的寒假前完成上一年度材料归档；毕业生照片档案在每年暑假前归档；干部、人事档案在材料形成后每月完成一次归档；实物档案（如上级领导题词、废旧印章等）在形成后1个月内归档；学校临时性机构、重大活动形成的文件材料随时接收。根据实际，档案馆拟定了各学院（部）、各单位具体归档时间（详见附件2）。如有特殊情况，请联系档案馆相关人员予以调整。

（三）开展档案安全管理与实地检查

各学院（部）、各单位在档案整理归档中要确保档案实体和信息安全。档案馆将根据工作要求，抽取部分单位进行实地检查。检查内容：贯彻落实习近平总书记关于档案工作重要批示精神；贯彻落实档案法、档案法实施条例与档案安全保管情况；2023年度形成的各类材料收集、整理、归档情况等。

（四）做好线上线下归档与档案交接

1.线下归档。各学院（部）、各单位档案员按照归档范围，按时按要求收集本部门形成的档案材料，进行分类预立卷，确保分类预立卷无误后再分卷编写页号（详见附件3、附件4）。归档移交的档案请移交给档案馆相关负责人，对材料分类立卷及涉密文件材料（包括文书、科研、基建等材料）立卷归档有疑问的，可申请档案馆相关人员进行指导（详见附件5）。

2.线上归档。线下组卷后，使用“综合档案管理系统(新）”（https://ndzx.gxnu.edu.cn）线上录入案卷和卷内目录数据，账号与密码请在师大档案管理QQ群中咨询，系统操作具体详见《综合档案管理系统培训讲义》（附件6）。

3.档案交接。线上数据录入完成后，联系档案馆工作人员审核数据，审核无误后打印档案目录，填写《档案移交情况说明》（附件7）一式2份，由本单位分管领导签字后加盖单位公章，与归档文件一并送至档案馆，办理档案验收移交手续。档案馆业务人员检查无误后签字确认，即返回一份目录由移交单位留底备查。凡不符合归档要求的，待重新修正后再补办移交手续。档案馆接收纸质档案，同时接收电子数据档案。各单位按要求将收集整理好的电子文件材料，用移动存储设备备份，移交档案馆鉴定归档或通过校园网邮箱发送至档案馆（邮箱archives@gxnu.edu.cn）。

三、明确各部门档案工作分管领导及档案员

因工作调整，各学院（部）、各单位档案员多有变更，为便于档案工作沟通，请各部门于4月18日前将《2024年各部门档案工作分管领导及档案员相关信息表》（附件8）发送到档案馆邮箱（archives@gxnu.edu.cn）。往年各部门档案工作分管领导及档案员请查看档案馆主页-馆情介绍-兼职队伍（http://dag.gxnu.edu.cn/2289/list.htm）。

四、归档工作交流联系方式

（一）立卷归档工作QQ群（师大档案管理群）：145661257

（二）立卷归档业务指导联系人及电话详见《档案馆立卷归档业务指导分工与联系表》（附件5）。

附件：1.广西师范大学档案归档范围和保管期限表（2024版）

2.2024年各学院（部）、各单位归档时间安排表

3.广西师范大学档案类目划分、标识及档号编制方法

4.广西师范大学档案归档基本业务规范

5.档案馆立卷归档业务指导分工与联系表

6.综合档案管理系统培训讲义

7.档案移交情况说明

8.2024年各部门档案工作分管领导及档案员相关信息表

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